can. 486
§ 1. Alle Dokumente, die sich auf die Diözese oder auf die
Pfarreien beziehen, müssen mit größter Sorgfalt verwahrt
werden.
§ 2. In jeder Kurie ist an einem sicheren Ort ein Diözesanarchiv,
d. h. eine Urkundensammlung der Diözese einzurichten, in
dem Dokumente und Schriftstücke, die sich auf die
geistlichen und zeitlichen Angelegenheiten der Diözese
beziehen, in bestimmter Weise geordnet und sorgfältig
verschlossen aufbewahrt werden.
§ 3. Von den Dokumenten, die sich im Archiv befinden, ist ein
Inventarverzeichnis, d. h. ein Katalog mit einer kurzen
Inhaltsangabe der einzelnen Schriftstücke anzufertigen.
can. 487
§ 1. Das Archiv muß verschlossen sein; den Schlüssel dazu
dürfen nur der Bischof und der Kanzler haben; niemandem
ist der Zutritt erlaubt, wenn nicht die Erlaubnis des Bischofs
oder zugleich die des Moderators der Kurie und des
Kanzlers vorliegt.
§ 2. Es ist das Recht derer, die es angeht, von den Dokumenten,
die ihrer Natur nach öffentlich sind und die sich auf den
eigenen Personenstand beziehen, eine authentische Abschrift
oder eine Fotokopie in eigener Person oder über einen
Vertreter zu erhalten.
can. 488
Es ist nicht erlaubt, Dokumente aus dem Archiv
herauszugeben, es sei denn für nur kurze Zeit und mit
Zustimmung des Bischofs oder zugleich der des Moderators
der Kurie und des Kanzlers.
can. 489
§ 1. In der Diözesankurie muß es außerdem ein Geheimarchiv
geben, wenigstens aber einen eigenen Schrank oder ein
eigenes Fach im allgemeinen Archiv, das fest verschlossen
und so gesichert ist, daß man es nicht vom Ort entfernen
kann; in ihm müssen die geheimzuhaltenden Dokumente mit
größter Sorgfalt aufbewahrt werden.
§ 2. Jährlich sind die Akten der Strafsachen in
Sittlichkeitsverfahren, deren Angeklagte verstorben sind
oder die seit einem Jahrzehnt durch Verurteilung
abgeschlossen sind, zu vernichten; ein kurzer
Tatbestandsbericht mit dem Wortlaut des Endurteils ist
aufzubewahren.
can. 490
§ 1. Nur der Bischof darf den Schlüssel zum Geheimarchiv
haben.
§ 2. Während der Sedisvakanz darf das Geheimarchiv bzw. der
Geheimschrank nur im Falle wirklicher Notwendigkeit vom
Diözesanadministrator selbst geöffnet werden.
§ 3. Aus dem Geheimarchiv bzw. Geheimschrank dürfen keine
Dokumente herausgegeben werden.
can. 491
§ 1. Der Diözesanbischof hat dafür zu sorgen, daß die Akten und
Dokumente auch der Archive der Kathedral-. Kollegiat- und
Pfarrkirchen sowie der anderen in seinem Gebiet
befindlichen Kirchen sorgfältig aufbewahrt werden und daß
Inventarverzeichnisse bzw. Kataloge in zweifacher
Ausfertigung abgefaßt werden, von denen ein Exemplar im
eigenen Archiv und das andere Exemplar im Diözesanarchiv
aufzubewahren sind.
§ 2. Der Diözesanbischof hat auch dafür zu sorgen, daß in seiner
Diözese ein historisches Archiv eingerichtet wird und daß
Dokumente, die historische Bedeutung haben, in ihm sorgfältig
aufbewahrt und systematisch geordnet werden.
§ 3. Für die Einsichtnahme und Herausgabe der in §§ 1 und 2
genannten Akten und Dokumente sind die vom
Diözesanbischof erlassenen Normen zu beachten.
can. 535
§ 1. In jeder Pfarrei müssen die pfarrlichen Bücher vorhanden
sein, nämlich Taufbuch, Ehebuch, Totenbuch und andere
Bücher gemäß den Vorschriften der Bischofskonferenz oder
des Diözesanbischofs; der Pfarrer hat dafür zu sorgen, daß diese
Bücher ordentlich geführt und sorgfältig aufbewahrt werden.
§ 2. In das Taufbuch sind auch einzutragen die Firmung und
alles, was den kanonischen Personenstand der Gläubigen
betrifft in bezug auf die Ehe, unbeschadet jedoch der Vorschrift
des can. 1133, in bezug auf die Adoption, desgleichen in bezug
auf den Empfang der heiligen Weihe, in bezug auf das in einem
Ordensinstitut abgelegte ewige Gelübde und hinsichtlich eines
Rituswechsels; diese Eintragungen sind in einer Urkunde über
den Taufempfang immer zu erwähnen.
§ 3. Jede Pfarrei muß ein eigenes Siegel haben; die Urkunden, die
über den kanonischen Personenstand der Gläubigen
ausgestellt werden, sowie alle Akten, die rechtliche
Bedeutung haben können, sind vom Pfarrer selbst oder von
seinem Beauftragten zu unterschreiben und mit dem pfarrlichen
Siegel zu bekräftigen.
§ 4. In jeder Pfarrei muß eine Urkundensammlung, d.h. ein
Archiv vorhanden sein, in dem die pfarrlichen Bücher
aufzubewahren sind zusammen mit den Briefen der Bischöfe
und anderen Dokumenten, die notwendiger- oder
zweckmäßigerweise aufzuheben sind; dies alles ist vom
Diözesanbischof oder seinem Beauftragten bei der Visitation
oder zu einem anderen geeigneten Zeitpunkt einzusehen; der
Pfarrer hat dafür zu sorgen, daß die Dokumente nicht in die
Hände Unbefugter gelangen.
§ 5. Die älteren pfarrlichen Bücher sind ebenfalls sorgfältig
gemäß den Vorschriften des Partikularrechts aufzubewahren.
can. 1284
§ 1. Alle Verwalter sind gehalten, ihr Amt mit der Sorgfalt eines
guten Hausvaters zu erfüllen.
§ 2. Deshalb müssen sie:
…
7° die Einnahmen- und Ausgabenbücher wohlgeordnet führen;
…
9° Dokumente und Belege, auf die sich vermögensrechtliche
Ansprüche der Kirche oder des Instituts gründen, gebührend
ordnen und in einem entsprechenden und geeigneten Archiv
aufbewahren, authentische Kopien derselben aber, soweit
sich das leicht durchführen läßt, im Archiv der Kurie
hinterlegen.