Das Archiv muss (gemäß kirchenrechtlicher Vorgaben) Unterlagen von dauerhaftem Wert zeitlich unbefristet aufbewahren – unabhängig vom Trägermedium. Eine Herausforderung - wenn man bedenkt, wie schnell sich Technik, Datenformate und Speichermedien verändern und entwickeln. Denken Sie nur einmal an den schnellen Schritt von der Floppy Disk zur SSD-Speicherplatte!
Deswegen ist der Aufbau eines Digitalen Archivs notwendig - eine digitale Aufbewahrung ohne zeitliche Befristung. Sie schützt vor Verlust der Lesbarkeit durch proprietäre Dateiformate, veränderte Anwendungen und Betriebssysteme oder veraltete Speichermedien. Die Sicherung auf entsprechenden Speichersystemen (oft auch irreführend elektronisches Archiv genannt) und laufende redundante Sicherung (Backup) genügen dabei längst nicht.
Vielmehr setzt die digitale Langzeitarchivierung eine weit komplexere und nachhaltigere Strategie voraus, um den dauerhaften Erhalt der für den Menschen verwertbaren Information zu gewährleisten und dabei gleichzeitig hard- und softwareunabhängig zu sein. Handlungsgrundsätze dabei sind:
- Erhalt des digitalen Archivobjekts durch frühzeitigen Austausch der Speichermedien sowie (mehrfach) redundante Datenhaltung.
- Erhalt der Lesbarkeit des Archivobjekts durch Reduzierung der Dateiformate auf archivtaugliche Formate und ihre Migration im Bedarfsfall.
- Erhalt der für den Menschen interpretierbaren Information durch Festlegung von sog. signifikanten Eigenschaften, d.h. Eigenschaften, die über alle Migrationsstufen im Archivierungsprozess hinweg erhalten werden müssen.
Das digitale Archivgut muss aus sich selbst heraus lesbar und interpretierbar sein, d.h. keine getrennte Speicherung von Metadaten und Primärdaten.