Sie haben eine Veranstaltung oder einen Gottesdienst, dessen Teilnehmerzahl begrenzt ist? Hier hilft nur eine Anmeldung. Klar laufen die Anmeldungen über Telefon und Mails weiter, aber Sie können jetzt auch neu die Online-Anmeldung für Termine nutzen. Wie das geht, finden Sie hier.
Diese Anleitung spaltet sich in zwei Bereiche. Der obere Bereich erklärt was Sie tun müssen, wenn Sie bei einem Termin mit Anmeldung arbeiten wollen. Der Untere zeigt Ihnen die Auswirkungen anhand eines Beispiels.
Wenn Sie Termine im CMS einrichten, können Sie auch ein Anmeldeformular mit maximaler Teilnehmeranzahl erstellen. Dies ist auch nachträglich möglich, sollten Sie die Veranstaltungsdaten über Intentio übermitteln. Klicken Sie hierfür mit der rechten Maustaste auf den jeweiligen Termin und wählen den Punkt "Eigenschaften". Wählen Sie dann den Reiter "Anmeldung". Setzen Sie hier den Haken im Kästchen "aktiv".
Eingabefelder
Über das Feld "Eingabefelder" können Sie das Formular zur Anmeldungen bei Veranstaltungen erstellen. Empfohlen werden hier zumindest die Felder "Name" und "Telefonnummer", um die angemeldeten Personen auch später erreichen zu können.
Mit einem Rechtsklick in das leere Feld, können Sie über den Punkt "neu" Formularfelder hinzufügen. Wenn Sie auf einen vorhandenen Eintrag mit rechts klicken, können Sie diesen mittels "Eigenschaften" bearbeiten.
In dem neu erschienen Fenster können Sie folgende Eigenschaften für ein einzelnes Formularfeld einstellen.
Tragen Sie im Feld "Bezeichnung" eine kurze Beschreibung zum auszufüllenden Feld ein.
Sollten Sie den Haken bei "Pflichtfeld" setzen, muss dieses Formularfeld vom Website-Besucher ausgefüllt werden, bevor das Formular abgesendet werden kann.
Es gibt folgende Möglichkeiten für Formularfelder:
- Einfaches Eingabefeld
Eine einzelne Zeile für kurze Eingaben. Zum Beispiel für einen Namen. - Mehrzeiliges Eingabefeld
Dieses Feld eignet sich für größere Texte. Zum Beispiel für eine Adresseingabe. - E-Mail
Hier kann der Website-Besucher seine E-Mail Adresse hineinschreiben. Diese wird auch verwendet, um eine Bestätigungs-E-Mail an den Nutzer zu schicken. - Checkbox
Hier kann der Nutzer in einem Kästchen einen Haken setzen oder nicht. Zum Beispiel kann dieses Feld verwendet werden, um der Datenschutzerklärung zuzustimmen.
Text auf der Website
Durch das System wird automatisch eine neue Website erzeugt, über die sich die Teilnehmer anmelden können. Auf dieser Website befindet sich auch das Anmeldeformular. Oberhalb des Formulars wird der Text angezeigt, den Sie hier eintragen. Sie können hier also Informationen hineinschreiben, die die Teilnehmer bei der Anmeldung beachten sollen.
Keine Termine
Der hier eingetragene Text wird auf der Website angezeigt, sollten keine Termine zum Anmelden vorhanden sein.
E-Mail Betreff
Wenn eine Bestätigungs-E-Mail versendet wird, ist dies der Betreff der E-Mail. Dies ist auch der Betreff der Mail, die der Veranstalter bei der Anmeldung neuer Besucher erhält. Wählen Sie also einen eindeutigen Text wie z.B. "Anmeldung für Hl. Dreikönig".
Mail an Veranstalter
Hier kann zusätzlicher Text eingetragen werden, welcher oberhalb der vom Teilnehmer eingegebenen Formulardaten angezeigt wird. (Innerhalb der E-Mail, die an den Veranstalter gesendet wird.)
Mail an User
Hier kann zusätzlicher Text eingetragen werden, welcher oberhalb der vom Teilnehmer eingegebenen Formulardaten angezeigt wird. (Innerhalb der E-Mail, die an den Website-Besucher gesendet wird.)
Optional: Zusatzinformationen bei der E-Mail (Vorkenntnisse nötig)
In beide Felder (Mail an User und Mail an Veranstalter) können noch bestimmte Konstanten eingebaut werden, die weitere Informationen von der verknüpften Veranstaltung in der Anmeldemail anzeigen. Diese Konstanten werden vom CMS automatisch mit den richtigen Daten verknüpft. Diese Daten ergeben sich automatisch aus den Informationen der Veranstaltung. So steht z.B. ${VeranstBez} für den Titel der Veranstaltung. Das System wird den Textabschnitt ${VeranstBez} automatisch mit dem verknüpften Veranstaltungstitel ersetzen. Die wichtigsten Konstanten sind derzeit:
- ${VeranstDatum} => Veranstaltungsdatum
- ${VeranstDatum_Combined} => Datum + Uhrzeit
- ${VeranstBez} => Veranstaltungstitel
- ${VeranstBeschr1} => Veranstaltungsbeschreibung
- ${VeranstIntention} => Intentionen
- ${VeranstZeitVon} => Start-Uhrzeit
- ${VeranstZeitBis} => End-Uhrzeit
- ${OrtAnschrift1} => Straße des Ortes
- ${OrtName} => Ort-Name
- ${OrtRaum} => Raum in dem Ort
- ${OrtPLZ} => Postleitzahl
- ${OrtOrt} => Ort der Stadt
- ${OrgaBez} => Name der Organisation
Bestätigungstext
Dieser Text wird auf der Website angezeigt, wenn die Anmeldung über das Formular erfolgreich war.
Datenschutzerklärung
Tragen Sie hier den Satz "Ich stimme der Datenschutzerklärung zu." ein. Das Formular verweist automatisch auf die Datenschutzerklärung des Erzbistums München und Freising.
Weiteres Einverständnis
Hier können Sie zusätzliche Einwilligungen eintragen, die ähnlich wie die Datenschutzerklärung behandelt werden z.B., wenn Sie Bilder von einer Veranstaltung veröffentlichen wollen.
Formular (zum Speichern in Datenbank)
Beachten Sie, dass dieser Schritt notwendig ist, wenn Sie die Teilnehmeranzahl begrenzen wollen.
Hier können Sie eine Tabelle innerhalb des CMS anlegen, in welcher die eingegebenen Informationen der Teilnehmer gespeichert werden. Klicken Sie hierzu auf das gelbe Ordnersymbol. Klicken Sie danach im neuen Fenster und wählen "neu".
Im neuen Fenster erstellen Sie die Tabelle. Tragen Sie eine eindeutige Bezeichnung in das zugehörige Feld ein. Dies ist der Name der Tabelle. Fügen Sie hier gerne auch den Pfarrei- oder PV-Namen mit ein, damit man die Tabellen gut voneinander unterscheiden kann.
Mittels dem darunterliegenden Feld können Sie eine Maximalanzahl an Teilnehmern eintragen. Hier wird aber empfohlen eine geringere Anzahl an Teilnehmern als dem Maximum einzutragen, damit noch Puffer für weitere Anmeldungen vorhanden ist (zum Beispiel für telefonische Anmeldungen).
Über das Feld "Erlaubte Anzahl Mehrfachanmeldungen" können Sie die maximale Anzahl an mehrfach Anmeldungen einschränken. Somit kann ein Besucher nur eine bestimmte Anzahl an weiteren Besuchern anmelden (zum Beispiel, wenn sich eine Familie mit 3 Personen gleichzeitig anmelden möchte). Wenn Sie dieses Feld leer lassen ist die Anzahl an Mehrfachanmeldungen unbegrenzt (nicht zu empfehlen, da unter Umständen eine Person unbeabsichtigt alle Plätze belegen kann).
Nach dem Speichern des Formulars überprüfen Sie bitte noch einmal, dass das richtige Formular in dem grauen Kasten neben "Formular" eingetragen ist.
Sie erhalten als Veranstalter eines Termins bei jeder Anmeldung eine E-Mail mit den Daten als Tabelle im Anhang. Falls Sie einen zusätzlichen Export wünschen, melden Sie sich gerne bei uns über die E-Mail
service@smb-cc.de .
Die Tabelle und deren Einstellungen können Sie jederzeit über diese Schritte (öffnen eines Termins und klicken auf das gelbe Ordnersymbol) bearbeiten oder eine nicht mehr benutzte Tabelle löschen.
Ausgebucht
Wenn Sie den Haken bei "Ausgebucht" aktivieren, können sich keine weiteren Personen mehr über das Veranstaltungsformular auf der Website anmelden. Die Anmeldung ist also gesperrt.
Beachten Sie:
Sollten Sie darunter kein Start-Datum eintragen, ist der Termin bei aktiviertem Haken sofort ausgebucht.
Ausgebucht: Startdatum, Startzeit, Enddatum, Endzeit
Über diese vier Felder können Sie den "Ausgebucht"-Status, also das Sperren der Anmeldung, automatisch setzen lassen.
Wählen Sie im Feld "Ausgebucht Startdatum" das Datum an welchem die Sperrung erfolgen soll. Wenn die Sperrung der Anmeldung erst um eine bestimmte Uhrzeit dieses Tages passieren soll, tragen Sie unter "Ausgebucht Startzeit" diese Uhrzeit ein.
Ein Beispiel: Ihr Pfarrbüro schließt am Freitag um 16.00 Uhr und Sie drucken dann die Teilnehmerliste für den Sonntagsgottesdienst. In diesem Fall können Sie hier Freitag (genauer, das entsprechende Datum) 16:00 Uhr eintragen, um Anmeldungen zu verhindern, die dann nicht auf der Liste stehen.
Falls Sie eine Terminserie nutzen, ist es empfehlenswert, ein Datum bei "Ausgebucht Enddatum" einzutragen. Dann schaltet sich die Anmeldefunktion automatisch an diesem Tag wieder ein. Ähnlich wie die Startzeit können Sie auch hier im Feld "Ausgebucht Endzeit" eine Endzeit angeben.
Um Ihnen die wichtigsten Funktionen zu verdeutlichen, wird im Folgenden eine Veranstaltungsanmeldung erstellt anhand eines bestimmten Szenarios.
Das Szenario ist:
Am Sonntag, dem 06. Dezember 2020, soll um 10.00 Uhr eine Hl. Messe gehalten werden. Da das Platzangebot stark begrenzt ist, dürfen maximal 100 Personen in die Kirche. Diese müssen sich zuvor für den Gottesdienst anmelden. Erfahrungsgemäß melden sich manche Personen aber auch telefonisch an. Außerdem kommen auch spontan Personen vorbei. Um auch diese Besucher mit aufnehmen zu können und nicht abweisen zu müssen, wird die eigentliche maximale Anzahl für Online-Anmeldungen reduziert. In diesem Beispiel wird mit 20 Plätzen für telefonische Anmeldungen und 10 Plätzen für spontane Besucher gerechnet. Somit wird im CMS bei dem entsprechenden Termin ein maximales Platzangebot von 70 Besuchern eingegeben.
In diesem Beispiel wird auch davon ausgegangen, dass eine Familie maximal 4 Personen gleichzeitig anmelden kann, bevor sie das Formular neu ausfüllen müssen.
Sie erstellen den Termin im CMS ganz normal, wie in der
zugehörigen Anleitung beschrieben. Die Veranstaltungsanmeldung wird erst im darauffolgenden Schritt erzeugt.
Beachten Sie hier:Die Formulardaten der Teilnehmer werden bei jeder neuen Anmeldung per E-Mail an den Veranstalter gesendet. Die Informationen in Form einer Excel Datei werden an die E-Mail-Adresse geschickt, welche Sie in den Eigenschaften der Veranstaltung unter dem Reiter "Allgemein" im Feld "Anmelde E-Mail" eingetragen haben. Man kann dieses Feld also als "Kontaktadresse des CMS an den Veranstalter" sehen. Den Versand dieser E-Mail kann man nicht abstellen, da sonst wichtige Informationen an den Veranstalter verloren gehen.
Doppel-links-klicken Sie auf die betreffende Veranstaltung. Es öffnet sich das Eingabefenster mit den Einstellungen der Veranstaltung. Wechseln Sie nun in den Reiter "Anmeldung" und aktivieren Sie das Kästchen bei "aktiv".
Damit verschiedene Informationen eingetragen werden, legt man im nächsten Schritt die jeweiligen Felder zum Ausfüllen an.
Die Wichtigsten sind vor allem:
- Name (des Teilnehmers, der sich anmelden möchte)
- Telefonnummer (damit Teilnehmer kontaktiert werden können)
- Optional: Anschrift
- Optional: E-Mail
Formularfelder legt man im obersten Feld "Eingabefelder" an. Mit einem Rechts-Klick auf den leeren Bereich können Sie im Menü "Neu" wählen, damit fügen Sie ein Feld hinzu. Vorhandene Felder bearbeiten Sie, wenn Sie mit einem Rechts-Klick auf den Feldnamen die Option "Eigenschaften" wählen.
Zum Anlegen eines Feldes muss man zuerst dessen Bezeichnung festlegen. In diesem Beispiel wählt man zuerst "Name" als Bezeichnung und markiert dieses als Pflichtfeld (Haken setzen bei "Pflichtfeld"). Somit muss vor dem Abschicken des Formulars dieses Feld ausgefüllt sein. Den "Typ" lässt man am besten auf "Einfaches Eingabefeld", da für den Namen nicht mehrere Zeilen notwendig sind. Danach klicken Sie auf "Speichern".
Die gleiche Prozedur wählt man für die anderen Felder. In diesem Fall benötigt man noch ein weiteres Formularfeld für "Weitere Namen". Hier nimmt man als Typ "Mehrzeiliges Eingabefeld", da in diesem Szenario bis zu drei weitere Namen eingegeben werden können. Da dies aber nicht der Fall sein muss, setzt man hier nicht den Haken bei Pflichtfeld.
Für das letzte Feld die Telefonnummer reicht wieder ein "Einfaches Eingabefeld". Hier auf jeden Fall auch den Haken bei "Pflichtfeld" setzen. Sollten Sie Teilnehmer kontaktieren müssen, haben Sie so eine gute und sichere Möglichkeit, dies zu tun.
Das Formular sollte nun so aussehen:
Als Nächstes füllt man die darunterliegenden Felder aus.
- Text auf Website
Hier schreibt man eine kurze Erklärung zur Anmeldung hinein. Sehen Sie das untenliegende Bild für einen Beispieltext. - Keine Termine
Sollten Sie eine Terminserie erstellt haben, können Sie hier einen Text eintragen, der erklärt, dass aktuell kein Termin dieser Serie stattfindet. In diesem Szenario handelt es sich um einen Einzeltermin, also wird dieses Feld freigelassen. - E-Mail-Betreff
Tragen Sie hier einen treffenden Namen für die Anmeldung ein, damit Sie die E-Mail in Ihrem Postfach auch wiederfinden können. In diesem Beispiel wird "Anmeldung Besucher Gottesdienst 06. Dez 2020" genutzt. - "Mail an Veranstalter" und "Mail an User"
Hier können Sie einen E-Mail Text hinzufügen, wenn Sie die E-Mail auch an den Website-Besucher senden lassen wollen. In diesem Szenario werden die Felder aber leer gelassen, da nur die Anmeldedaten an den Veranstalter gesendet werden sollen und durch den Betreff bereits klar ist, worum es sich handelt. - Bestätigungstext
Dieser Punkt ist wichtig: Sollte die Anmeldung des Besuchers erfolgreich sein, wird der Text aus diesem Feld auf der Website angezeigt. Schreiben Sie hier auch hinzu, wie der Besucher Sie kontaktieren kann, sollten Änderungen vorliegen. Zum Beispiel können Sie hier die E-Mail-Adresse und Telefonnummer Ihrer Pfarrei oder Ihres Pfarrverbandes angeben.
- Datenschutzerklärung
Tragen Sie hier den Satz "Ich stimme der Datenschutzerklärung zu." ein. Das Formular verweist automatisch auf die Datenschutzerklärung des Erzbistums München und Freising.
- Weiteres Einverständnis
Hier können Sie ein weiteres Einverständnis einholen, sofern Sie dieses benötigen. In diesem Szenario werden Foto-Aufnahmen getätigt, weswegen hier das Einverständnis gefordert wird.
Wichtig: Sollten Sie Video-, Foto- oder Ton-Aufnahmen tätigen und diese nachher online stellen, müssen Sie hier eine Klausel in die Einverständniserklärung schreiben. Andernfalls dürfen sie die Aufnahmen nicht veröffentlichen.
Wenn Sie eine maximale Teilnehmeranzahl für Ihre Veranstaltung nutzen wollen, müssen Sie ein Formular, wie im nächsten Schritt beschrieben, anlegen.
Zuletzt sollen die Anmeldungen auch in einer Liste gespeichert werden, damit man als Export eine geordnete Excel-Tabelle erhält. Klicken Sie hierfür auf das gelbe Ordner Symbol neben dem Feld "Formular (zum Speichern in Datenbank)". Rechtsklicken Sie im neuen Fenster an eine leere Stelle und wählen "Neu".
Legen Sie eine treffende Bezeichnung fest. Am besten verwenden Sie in der Bezeichnung den Namen Ihrer Pfarrei / Ihres Pfarrverbands, das Datum des Termins und den Namen des Termins. Z.B.: "Messe St-Beispiel 06.Dez 2020"
Die maximale Teilnehmerzahl ist in diesem Beispiel auf 70 beschränkt (siehe oben "Szenario"), also wird diese Zahl in das Feld "Maximale Teilnehmerzahl" geschrieben. Die erlaubte Anzahl an Mehrfachanmeldungen ist auf 4 festgelegt. Diese ist zwar nicht zwingend notwendig, hilft aber, Missverständnisse und mögliche Probleme zu vermeiden.
Klicken Sie danach auf "Speichern".
Wählen Sie die von Ihnen gewählte Bezeichnung für die Anmeldeliste mit einem Doppel-Links-Klick in der Liste aus.
Überprüfen Sie nochmals, dass auch die richtige Liste eingetragen ist, sonst klicken Sie nochmal auf das gelbe Ordner Symbol und wählen die richtige Liste aus.
Klicken Sie danach auf "Speichern".
Terminkopie
Sollten Sie Termine oder Veranstaltungen kopieren und hierfür ein Anmeldeformular verknüpft haben, müssen Sie bei dem neuen (kopierten) Termin ein eigenes neues Formular hinzufügen! Dieses neue Formular sollte nicht den gleichen Namen haben wie der Ursprungs-Termin.
Ihre Veranstaltung sollte nun in der Veranstaltungsübersicht auf der Website einen Link zum Anmeldeformular haben.
Mit einem Klick auf den Anmelde-Link erscheint das Anmelde-Formular.
Die Felder, die das Feld "Pflichtfeld" aktiviert haben, sind jetzt mit einem Sternchen versehen.
Das Szenario ist:
Der 06. Dezember 2020 ist ein Sonntag. Das Pfarrbüro ist aber nur bis Freitag 16:00 Uhr besetzt. Die Anmeldeliste für den Gottesdienst am Sonntag wird also bereits am Freitag um 16:00 ausgedruckt.
Dadurch entsteht das Problem, dass Anmeldungen, die am Samstag durchgeführt werden, nicht mehr auf der Anmeldeliste erscheinen.
Lösung:
Die Lösung dieses Dilemmas liegt in der Nutzung der automatischen "Ausgebucht" Funktion des CMS.
Unterhalb des Punktes "Formular (speichern in der Datenbank)", befinden sich verschiedene Punkte, mit denen man das Online-Anmeldeformular sperren und freigeben kann.
In diesem Szenario ist das Pfarrbüro nur bis Freitag 16.00 Uhr besetzt. Somit muss die Anmeldung ab dem 04. Dezember um 16.00 gesperrt sein. Es können sich ab diesem Zeitpunkt keine weiteren Personen mehr anmelden.
Unterhalb des Feldes für das Anmeldeformular aktivieren Sie den Haken bei "Ausgebucht". Das Anmeldeformular soll ab dem 04. Dezember als ausgebucht erscheinen, also wird dieses Datum im Feld "Ausgebucht Startdatum" eingetragen. Die Uhrzeit 16.00 Uhr tragen Sie unter "Ausgebucht Startzeit" ein. Nutzen Sie wie immer im CMS einen einfachen Punkt zwischen Stunden und Minuten.
In diesem Fall handelt es sich um einen einzelnen Termin, also werden die Felder "Ausgebucht Enddatum" und "Ausgebucht Endzeit" leer gelassen.
Speichern Sie den Termin ab.
Ein ausgebuchter Termin wird gleich im Titel vermerkt und erscheint wie im Bild gezeigt auf der Webseite. Die Anmeldung ist dabei deaktiviert.
Beachten Sie bitte:
Das Startdatum mit Uhrzeit muss vor dem Enddatum mit Uhrzeit liegen.
Das bedeutet auch, dass das Datum gleich sein darf, aber die Uhrzeit muss dementsprechend mindestens 10 Minuten auseinander liegen.
Zum Beispiel ist erlaubt:
Start-Datum/Zeit: 24.12.2020 01.00
End-Datum/Zeit: 24.12.2020 18.00
Zum Beispiel ist nicht erlaubt:
Start-Datum/Zeit: 30.12.2020 23.00
End-Datum/Zeit: 24.12.2020 18.00
Beachten Sie außerdem:
Das CMS-System unterscheidet bei Zeitangaben zwischen Mitternacht morgens und Mitternacht abends.
Wenn Sie im CMS die Uhrzeit "00.00" angeben, handelt es sich um Mitternacht abends. Also quasi 24.00 Uhr.
Sollten Sie jedoch den Beginn des Tages eingeben wollen, also Mitternacht morgens, schreiben Sie in das Feld "0.00". (Ohne die erste 0.)